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Oct 20

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Les tâches « Alpha »

Le rendez-vous avec soi-même

 

Je partage avec vous un outil qui me sert encore aujourd’hui depuis plus de 4 ans …

On est constamment sollicité par nos collègues de travail, et je ne sais pas si vous avez remarqué, mais c’est TOUJOURS urgent ! Vous êtes toujours débordé, votre téléphone sonne toutes les 5 minutes, vous avez la tête sous l’eau … Pire … à la fin de la journée, vous avez l’impression de n’avoir rien fait !! Vous voyez de quoi je parle heiiiiin ?

*STOOOOOP* !! Des outils existent !

Alors c’est quoi ce rendez vous ?

Au début pour m’organiser, il était planifié tous les matins, au fur et à mesure et suivant mon rythme de travail aujourd’hui il est planifié tous les lundis matins … à vous de trouver votre fréquence en fonction de vos besoins.

Ce rendez-vous périodique de 5 min, c’est ma première tâche quand j’arrive au boulot, je démarre Outlook et mon rappel calendrier m’informe que j’ai 5 choses à faire :

  • Qu’elles sont les priorités de la journée ?
  • Que vais-je déléguer ?
  • Que vais-je éliminer ?
  • Que puis-je remettre en question ?
  • Par quoi vais-je commencer ? (!!! Tâche alpha)

Ouuui mais je n’ai pas le temps …

Non, c’est faux ! Il faut prendre le temps de s’arrêter, le temps ça se prend … 5 min, c’est rien, et ça permet d’en gagner par la suite … seul avec soi-même, au calme et de c’est l’occasion de PRENDRE DU RECUL !

Distinguer l’important de l’urgent

Tableau de tâches alpha

Ce qui est urgent pour votre collègue ne l’est pas forcément pour vous 😉

Warning!

L’importance est une notion différente de l’urgence !

Ce qui est important apporte un bénéfice, peut générer des pertes si ce n’est pas réalisé et peut devenir urgent …

L’urgence est une notion de TEMPS, une question de timing, d’échéance proche (attention au côté émotionnel) … Ce qui est Urgent ne devrait jamais devenir Important !!

C’est quoi une tâche alpha ?

Tout au long de votre journée, de votre semaine, du mois … vous avez des tâches à réaliser, des modules à organiser, des ensembles d’actions à prendre dans le but de faire avancer votre travail, d’atteindre des objectifs !

Elles peuvent être classifiées en se posant des questions simples.

Important!

Une tâche alpha est une tâche qu’on ne peut déléguer, c’est vous qui devez la faire.

Identifier une tâche alpha

Pour m’aider à identifier mes alpha, voici quelques question à me poser :

  • « Mon travail c’est quoi ? » Il est important de se poser la question, qu’elles sont mes responsabilités ? (un petit check de votre contrat de travail ?)
  • Mais aussi qu’elles sont mes objectifs ?
  • Qu’elle est mon rôle ?
  • Pourquoi suis je payé par mon entreprise ? « Est-ce que je suis payé pour faire ça ? »

Important!

Est-ce que cette tâche est pertinente à mes responsabilités ?

Les tâches « Bravo »

« Est-ce que cette tâche va me permettre d’atteindre mes alphas ? »

Elles peuvent être déléguées, elles permettent de diminuer le temps de réalisation d’une alpha, …

Exemple : trouver un moyen de déplacement, traiter de l’information, diffuser une documentation au Support, réaliser une procédure, apprendre à travailler plus vite avec ses outils (suivre une formation !), lire un mail important, réaliser un template de document avec un squelette/une mise en page pré-établie, …

Il faut toujours privilégier les alphas !

Les « Charlie »

Avoir une discussion avec un collègue, lire un mail amusant, assister à une réunion qui ne sert à rien (sisi, ça existe), qui n’a pas de valeur ajoutée. Ce sont des tâches qui peuvent nous immobiliser, être la conséquence d’un dysfonctionnement … mais aussi des évènements qui apportent beaucoup de plaisir personnel.

 

Derniers conseils pour la route

Cette méthodologie n’est pas efficace pour tout le monde, certains ont le démarrage difficile en début de journée, il sera peut être plus efficace pour eux d’adapter le sens inverse : Terminer par une tâche alpha. C’est à vous de voir …

Je terminerais par  :

  • « apprenez à dire NON »,
  • prenez du recul face à une situation « urgente »,
  • vous n’êtes pas au boulot pour faire ce dont vous avez « envie »,
  • qu’un mail n’est jamais urgent (et qu’il faut le rappeler à votre chef 😉 ),
  • utilisez les outils informatiques (ou pas) qui sont à votre disposition (outlook, pda, agenda papier, liste, …),
  • transformez vos pavés flottants (mais si, vous savez, le ptit truc que vous deviez faire la semaine passée qui n’est noté nul-part) en tâche,
  • passez un contrat avec vous-même : mes objectifs de l’année, du mois, de la semaine …  écrivez les ! et affichez les de manière visible 😉

 

Commencer par une tâche alpha, pour moi ça marche, à la fin de la journée je n’ai plus l’impression d’avoir perdu mon temps !

 

N’hésitez pas à me laisser un commentaire, ça fait toujours plaisir !

 

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